一、档案管理在托幼机构的意义是什么

引用台湾学者范金波的《现代档案管理》一书中对档案管理的定义，他说：档案管理是行政管理中最重要的一环。在这二十年的教育行业生涯中，我深切地体会到托幼机构档案的科学性和有效性是衡量机构管理水平的重要尺度。

（一）及时的档案记录是有法律效力的原始材料和历史证据。

每次的档案管理培训前，我都会把“留档就是留证据”几个字拿出来“吓唬"大家。我为什么要这么做呢？一是因为教职工，甚至管理人员普遍对档案工作的法律地位了解不深，对档案管理工作的重视不够而常常会让应该保留的档案证据无处可寻，多是出事时才会想起档案管理的需求。这样的后果是让本不该紧张的工作进入“救火”状态，为本就不轻松的工作增加不该有的压力。二是因为有些园所是因为等级评估的需求来补做档案的，运用短时间的大量抄袭和加班去应付上级教育行政部门的管理检查, 这样的档案文件当然谈不上法律效力了。根据档案所具备的原始性和凭证性的特点，以及《中华人民共和国档案法》的相关要求，档案是历史的真凭实据, 档案的基本价值之一是凭证价值。由此可见，及时的档案记录就是有法律效力的原始材料和历史记录，它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据。 档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。在托幼机构，档案是当时，当地和当事人在教育教学活动中形成的原始记录，可以作为真评实据的一部分，能够从法律上保护机构、教职员工、法人或投资人合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。

（二）科学真实的档案记录，可以发挥案例教学的培训功能。

传统的职业培训，常见的问题是不够实用落地，重理论而轻实践。培训之后的效果是，如果自己没有经历过，一旦碰到类似的事情，还是不知道如何应对。而真实的档案案例记录就不一样了，真实的场景能够迅速将被培训者带入职场，直面问题，还可以通过分析辩论当时的处理方式来研究并建构被培训者自己心目中最合适的解决方案。多年的培训课程组织经验让我们发现很多被培训者容易想当然的预设解决方案的结论，尤其是对教育伦理问题的考虑比较简单，无法认识到真实事件中可能出现的后果。而档案中的案例记录是真实的事件记录，案例中对当时事件的描述对培训者更有说服力，并能从侧面帮助被培训者了解真实世界的反应，建立基本的应对能力，帮助他们降低不切实际的预期。档案的培训教育功能不仅能作用于新员工，对曾经建档的老员工一样有很好的借鉴和提醒的意义。在教育行业多年的我们都知道，无论是校园管理还是课程管理，在一定的循环点还是会有一些规律可以遵循的。科学真实的档案记录能够提供我们相应的参考信息并建立预警机制，在每年的这段时间，大概需要提前计划哪些事情，这些事情曾经遇到的困难和可以提前规避预防的关键点都是档案记录可以帮助到我们的有效信息。

（三）思路清晰，系统完善的档案管理可以助力机构的行政管理效率和项目运营成本。

首先，完善的档案管理系统能够迅速提升行政管理的水平，规避重复劳动，规避无章可循，规避员工在工作中的随意性和推诿问题。其次，思路清晰的档案管理层次不仅能直观反映出机构的管理层次和环节，更能够通过档案系统反思管理流程，有效地帮助机构提升运营的效率，理顺责任关系，让所有的行政后勤工作都有据可依，并可以追溯各个环节及责任人。在机构运营的过程中，不断的发现问题，分析问题，解决问题，配合着档案管理的相应调整，相互促进机构的运营管理能力，从而达到降低内耗，降低成本，提高工作效率和管理水平的目的.

（四）全面的档案管理体系是托幼机构教育质量评价工作的重要参考。

幼儿园教育质量评价，是提升幼儿园教育质量的重要手段。2016年的《幼儿园教育指导纲要（试行）》指出“教育评价是幼儿园教育工作的重要组成部分，是了解教育的适宜性、有效性、以及调整和改进工作，促进每一个幼儿发展，提高教育质量的必要手段”。托幼机构教育质量评价的内容又分为结构性质量、过程性质量和成果性质量。而全面的档案管理体系是教育质量评价的呈现方式之一，也是比重较高的呈现方式。

二、如何发挥档案管理体系的积极作用

（一）学习使用国际通用的ISO9001质量管理体系模板，降低行政后勤管理的工作的重复劳动，让工作标准化、专业化、透明化。

比如我会考虑引入ISO22000食品安全管理体系、OHSAS18001职业健康安全管理体系、ISO14001环境管理体系（EMS）和ISO9001质量体系质量管理体系。 这些管理体系中都会包含比较全面的SOP（标准操作程序）和管理流程，不仅可以提高内部的管理水平，还能使机构内部各类人员的职责明确，避免推诿扯皮，降低管理成本，提高员工环保素养，增加员工的工作积极性和安全感、提升机构形象，提高效益。在这些成熟的管理体系中，职业健康安全管理体系需要学前教育行业的更多关注，教职员工工作强度的合理性，中外教职员工的文化差异，待遇差异，在工作中的幸福感都会反映到他们面对的学生和家长身上，越是希望拥有高品质师资的机构越需要关注这个管理体系的相关内容和提示。

（二）如何设计一个能够提升并保障托幼机构教育质量的档案体系。

1、依据教育法的法律法规，以教育质量评价为前提做好档案系统的顶层设计，并兼顾管理维度、职责维度和实用维度，在国家法规、行业标准的基础上，根据园所个性设计一个有法可依的，科学有效的质量监控体系。首先，在档案管理体系设计中我们参考了2012年的«学前教育督导评估暂行办法»、«学前教育督导评估指标体系»、«3-6岁儿童学习与发展指南»、«幼儿园教师专业标准»、1990年的«学校体育工作条例»、«幼儿园管理条例»、«教师和教育工作者奖励暂行规定»、«教学仪器优质产品评选办法»、«学校卫生工作条例»、«教育行政处罚暂行实施办法»、«学校食堂与学生集体用餐卫生管理规定»、«幼儿园园长专业标准»、«幼儿园教师专业标准（试行）» 、«中小学校长培训规定»、«中小学教师继续教育规定»、«中小学接受外国学生管理暂行办法»、«学生伤害事故处理办法»、«关于政协十二届全国委员会第四次会议中有关教育类提案的答复函»、«学校体育工作条例»、«中小学幼儿园安全管理办法»、国家外国专家局相关政策法规等等。以上法规政策有的是专门给学前机构的要求，有的文件没有特别指明是幼儿园或托幼机构的相关方面，我们将先以中小学阶段的要求作为参考。 在这些政策要求的基础上，我们不是需要不折不扣的用政策作为制定标准，而是要正确对待，不过分重视政策作为唯一标准，而是作为基础文件并有针对性地比较国外发达教育机构和政府的相关条例要求，适当地吸收符合园所条件的方案来合理地优化园所的文件内容。

2、根据托幼机构教育质量评价研究的内容和园所的实际情况搭建合适的档案管理体系架构。（举例如图1所示） 

图1   托幼机构档案管理体系架构

从图1的架构我们可以清晰的看到幼儿园档案管理体系中文件与文件之间的层级关系，根据这个层级管理逐渐展开细化，档案资料的编码也就能够按部就班的展开了。 在这个体系中我们按照托幼机构教育质量的评价内容分出了三个内容维度：结构性质量，过程性质量和成果性质量。 根据韩茜和原玲的论文«我国托幼机构教育质量评价中的问题与对策研究»中提到德国学者沃尔夫冈认为，这三个质量在托幼机构教育质量任重中分别占了30%，40%和30%的比重，其中家长工作占了15%。 在李克建和胡碧穎的论文«国际视野中的托幼机构教育质量评价»中提到过程性要素的质量是托幼机构教育质量的核心， 而过程性质量的重点是师幼互动、师幼行为、学习环境、安全健康和家长工作，其核心是师幼互动。根据王磊的论文研究“CLASS在美国学前教育机构质量评估中的应用和启示”中介绍08年由弗吉尼亚大学克里教育学院的罗伯特。皮安特（Robert C. Rianta)等人开发的«课堂互动评估系统»（Classroom Assessment Scoring System, 简称CLASS）作为动态评估工具, 同时可以关注一下美国高宽课程（HIGHSCOPE)中形成性评价的一些应用，这些工具能通过观察课堂情境中师生互动的过程来评估师生互动的质量； 结合美国北卡罗来纳大学FPG儿童发展研究中心哈»»姆斯等人（T.Harms,et.al.)编制的“幼儿学习环境价量表”（Early Childhood Environment Rating Scale, ECERS) (1980)及其修订版（ECERS-R）（1998；2005）这样的相对静态的评估工具。 在这些工具的基础上建议同时参考中央教研科学研究所学前教育研究室编，北京教育科学出版社出版的幼儿园教育质量评价手册综合使用。学习这些资料的目的一是可以帮助教职员工了解档案工作的专业性、重要性，从中获得自我成长的动力；二是可以帮助不同地区的管理者在与政府部门要求对接的时候，不会因为地区差异造成档案工作的重点不清晰，造成所谓的无用资料；三是可以从学前教育的专业角度，在运营过程中逐步帮助园所工作做到扎实稳健的同时，逐步引导和培训整体教职员工的专业素养和职业道德，可谓一举多得。

3、档案管理的数据化、安全性和智能性将助力学前教育机构的质量评估和监测。大量的档案文件不仅需要数字加工服务、数字档案管理系统，更多的是内容运营的需求。如何让档案的信息管理功能和知识性的智能功能得到教职员工的认可和建立使用偏好将会是一个新课题。另外，在档案管理信息化的今天，儿童、家庭与教职员工个体资料的信息安全也会成为选择档案管理电子平台的一个主要的考虑方向。

最后需要提到的是，中国教育科学研究院刘占兰研究员的讲话«规范办园行为，提升保教质量»中指出：新«幼儿园工作规程»明确表述幼儿园的定位是基础教育的重要组成部分，强调了幼儿园与中小学教育不仅是相互连接不可分割的统一整体，而且在其中发挥着扎根蓄势的重要作用，必须将各级各类幼儿园纳入«幼儿园工作规程»要求的规范管理体系，更需要建立严格的常态化管理和监督机制，对各级各类幼儿园进行跟踪督导，引导和促进各级各类幼儿园不断提升办园行为规范和保育教育质量。作为幼教工作者我们更要深入领会和贯彻新«幼儿园工作规程»提出的要求，重视本园所的教育质量研究工作，通过科学专业的档案管理体系逐步完善园所运营的专业化、建立科学的制度、保障体系、完善评估工具，做好监测检测的日常工作，为高质量的学前教育机构的建设提供有益的参考。 

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